CARTILHA DA PORTARIA REMOTA

(Perguntas feitas pelo Portal Síndiconet https://www.sindiconet.com.br/informese/quais-perguntas-fazer-a-empresa-de-portaria-remota-manutencao-portaria-virtual )

Sobre o funcionamento do sistema

Pré-implantação

1. Como será feito o cadastramento dos moradores?

O cadastramento é feito através de preenchimento de ficha cadastral por parte das unidades e enviado a empresa, que fará a inserção dos dados no sistema.

2. A identificação dos moradores é feita por uso de tags, QRcode ou biometria?

Cada morador ou frequentador assíduo da unidade deve possuir um dispositivo de acesso que estará associado a seu nome, no caso será tag ou QR code.

3. Informações dos moradores são armazenadas no local?

As informações e dados cadastrais dos moradores são armazenadas nos servidores da empresa.

4. O que acontece se o morador esquecer o seu controle ou tag?

 Caso o morador não esteja portando seu dispositivo, terá que se submeter a um protocolo de segurança e identificação, para após este protocolo ter seu acesso liberado. 

5. Como os moradores serão avisados sobre a implantação do sistema? Há palestras? 

Fazemos uma palestra de entrega do condomínio, aonde ensinamos como será toda a dinâmica do funcionamento de atendimento e sistema. Além disso, uma pessoa da nossa empresa permanece no condomínio pelos próximos 2 dias seguintes em horário comercial, para auxiliar os moradores quanto a dúvidas relacionadas ao sistema.

6. Como é o cadastramento e acesso aos funcionários dos moradores? Com uma tag a doméstica da minha unidade pode entrar a qualquer dia e hora?

O cadastramento de funcionários de moradores se dá através de ficha cadastral. Nessa mesma ficha, o morador pode determinar dias e horários de trabalho, e com isso, o tag ou QR do funcionário só estará habilitado para aqueles dias e horários restritos.

7. E quanto aos funcionários do condomínio?

Os funcionários do condomínio (zelador/faxineira) deverão ter dispositivos de acesso adquiridos pelo condomínio. A ficha cadastral dos mesmos deverá ser preenchida pela gestão, podendo também se aplicar as restrições de dia e horário de uso.

8. Vamos despedir todos os funcionários de portaria de uma só vez?

O modelo proposto é para prestação de atendimento de Portaria 24 horas, não se fazendo então necessária permanência de nenhum porteiro após concluídas as instalações e iniciado o atendimento por parte da nossa central.

9. Quais adaptações físicas o condomínio deverá fazer?

Foi apresentado junto a proposta, layout do projeto e descrição das adequações necessárias, tais como eclusa de pedestre, motorização da porta de pedestre, acréscimo/reposicionamento de câmeras, novo motor de portão de garagem de alta velocidade, instalação de Nobreaks para manter funcionamento em caso de queda de energia, fechaduras eletromagnéticas, sensores de arrombamento,etc.

10. Quanto tempo demora, normalmente, para fazer a implantação do serviço?

Em média entre 15 e 20 dias úteis, podendo se estender devido a fatores externos que não dependem de nossa empresa (confecção da eclusa de blindex por exemplo) 

11. Qual o custo estimado, por mês, do serviço?

Este valor pode variar, mas em média é 50% a menos do que o custo de um posto de Portaria 24 horas físico/presencial. 

12. O que será cobrado à parte?

Estão incluídos no valor mensal além de atendimento, visitas técnicas e suporte 24h dos itens por nós instalados. Cobrança a parte de peças e manutenção fora de garantia ou que envolve fatores externos e terceiros (descarga elétrica, roubo, vandalismo, má utilização, negligência do usuário, etc).

13. Qual o papel da administradora durante a transição entre a portaria convencional para a remota?

A administradora tem papel fundamental na intercomunicação entre empresa e condomínio, intermediando se necessários situações/dúvidas que possam ocorrer.


Pós implantação 

1. O sistema da empresa está integrado com o sistema do condomínio de alarme incêndio?

Caso o condomínio possua sistema de incêndio compatível, é possível fazer sua integração. De toda maneira, nosso sistema se adequa a norma técnica NBR 9077, que normatiza procedimentos para saída de emergência. No caso de acionamento, as portas de pedestre e garagem se abrem para permitir a evacuação e entrada de socorro.

2. Como funcionam as atualizações da solução?

Os softwares e aplicativos dos usuários, envolvidos no atendimento são atualizados automaticamente.

3. O sistema é atualizado de acordo com a legislação?

Sim, conforme mencionado, estamos em conformidade com a NBR 9077 além de ser uma atividade homologada junto a ABESE (Associação Brasileira das empresas de Sistemas Eletrônicos de Segurança)

4. Como funciona se eu perder tag ou QRCode de madrugada?

Independente do horário em que ocorrer, ao perder o dispositivo, o usuário pode e deve entrar em contato com nossa central, que funciona 24h solicitando o bloqueio/cancelamento do dispositivo. O usuário master da Unidade também pode fazer este bloqueio/cancelamento diretamente através do aplicativo.

5. Qual o tempo médio de espera para um convidado ter a sua entrada liberada?

Nosso sistema possui indicadores de performance, mostrando o tempo médio para a pessoa ser atendida (escutar “Portaria bom dia”) que hoje em média é de 9 segundos, assim como tempo médio total que leva até entrar no condomínio, que hoje em média é de 1:20 minutos. O tempo de liberação do acesso está diretamente relacionado a conseguir contato com o morador para fazer a liberação do acesso do visitante.

6. O operador tem a imagem de cada morador quando o mesmo tenta entrar no condomínio?

Entradas e saídas dos moradores de maneira autônoma, usando seus dispositivos, não possuem intervenção do operador. O operador intervém nos casos de existir um alerta, um chamado de pânico, passando a partir deste momento acompanhar a situação do morador. É possível também o morador solicitar uma chegada assistida ao condomínio, ligando previamente minutos antes de sua chegada.

7. Qual sistema de internet é usado pela empresa e por quê?

Não utilizamos internet para comunicação, mas sim criamos uma “intranet” através de link dedicado, sendo mais estável e seguro a comunicação entre condomínio e central de atendimento.

8. O que é melhor: redundância de internet ou um link dedicado para o condomínio e por que?

Trabalhamos com link dedicado pelo fato de o mesmo ter, de acordo com regulamentação da Anatel, maior disponibilidade de sinal e menor SLA de resolução em caso de queda.

9. A empresa oferece algum sistema de relatório de segurança do empreendimento? 

Mensalmente síndico e conselho recebem relatórios demonstrando os indicadores de atendimento e acesso do seu condomínio.

10. As câmeras da empresa ficam responsáveis também pelo monitoramento das áreas comuns do condomínio?

Em nosso sistema estão integradas somente as câmeras que envolvem os pontos de acesso ao condomínio, que é justamente o local onde 90% das invasões ocorrem (dados da PMSP).

11. Como são tratados idosos e portadores de necessidades especiais ao entrar e sair do condomínio?

Para idosos e portadores de necessidades especiais, nossas portas de pedestre motorizadas possuem função acessibilidade, ou seja, é possível configurar um tempo de abertura e fechamento maior para estas pessoas especificamente, garantindo assim acesso ao condomínio de maneira mais segura.

12. O condomínio vai precisar de um gerador?

Isso depende da frequência em que ocorrem quedas de energia na região e por quanto tempo duram essas quedas. Na maioria dos casos nobreaks ligados em baterias automotivas dão autonomia suficiente para manter o funcionamento do sistema pelo tempo necessário

13. Em quanto tempo o condomínio deve recuperar seu investimento no serviço?

O tempo médio varia de 6 a 12 meses de recuperação, variando conforme o valor total investido na adequação para implantação.

14. As atualizações do sistema são feitas de forma conjunta?

Como os equipamentos envolvidos no atendimento (interfones externos) e controle de acesso (leitores de tag e QR code), assim como o cérebro (CPU) que coordena tudo são do mesmo fabricante (Kiper), atualizações de firmware são feitas constantemente, garantindo assim integração plena para o funcionamento do sistema.

15. Quando houver alguma atualização, ela será feita com todo o sistema?

Sim, a cada atualização de firmware e software lançado pelo fabricante, nós fazemos automaticamente em todo o sistema que envolve o atendimento do condomínio.

Entrada e saída de outros, que não moradores

1. Quem atende os visitantes?

Os visitantes ao tocarem o interfone, serão atendidos por nossa central localizada na praça da Savassi.

2. Como ficam os sistemas de entregas?

Entregas são atendidas por nossa central e direcionadas para recebimento por parte do zelador ou morador através de contato via celular/interfone (isso conforme norma interna do condomínio)

3. Quem recebe a correspondência?

Geralmente correspondências são recebidas pelo zelador do condomínio em horário comercial e moradores após este horário.

4. Como é para funcionários dos moradores que não são domésticos, como um personal trainer, por exemplo?

Este prestador de serviço passará pelo atendimento convencional, sendo atendido pela central que fará contato com o morador solicitando liberação do acesso. Uma vez autorizado, a central faz a abertura das portas. O morador possui através do aplicativo o recurso de enviar um convite QR code, que pode ser usado por este profissional para entrar no condomínio, sem ter a necessidade de ser atendido pela central. O convite fica registrado no sistema vinculado ao morador que o gerou. Vale ressaltar que todos estes procedimentos estarão em conformidade ao regimento interno do condomínio.

5. Como funciona com os casos da imobiliária, se eu quiser colocar meu apartamento para alugar?

Existe a possibilidade de o corretor ser atendido pela central e somente ter sua entrada liberada após autorizado pelo proprietário da unidade (atendimento convencional), ou o morador gerar convite QR Code com dia e horário específico de validade para que o corretor utilize quando for demonstrar o imóvel.

Situações de emergência

1. Em caso de falta de energia, como funciona? 

Em caso de falta de energia, os nobreaks assumirão automaticamente a situação, mantendo assim o sistema em funcionamento. Além disso, o sistema notifica a central assim que ocorre a queda de energia, além de monitorar o nível de bateria do sistema do condomínio.

2. Como é o protocolo da empresa para situações como mais de doze horas sem energia no condomínio? 

Nos casos em que a queda de energia for durar por prazo maior do que a autonomia dos nobreaks e baterias, enviamos nosso funcionário para permanecer no condomínio até ter a energia ser restabelecida. 

3. Como é o sistema de envio de dados? 

Todos os dados de status do condomínio são enviados via Link dedicado a cada 70 segundos.

4. O sistema funciona offline? 

Sim, em caso de queda do link, localmente todo o sistema continua funcionando para entradas e saídas de moradores, somente ficando indisponível a interação com a central de atendimento. 

5. Se o portão quebrar de madrugada, qual é o protocolo da empresa? 

No caso de problemas nos equipamentos dos acessos primários do condomínio (pedestre e garagem), nossa empresa desloca nosso profissional para dar suporte 24h. 

6. Em quanto tempo a empresa deve mandar um funcionário para uma situação emergencial? 

Nosso SLA de deslocamento dentro de Belo Horizonte é de 2 horas para casos emergenciais. 

7. Como funciona se o morador perder tag, QRCode ou mesmo o celular? 

Independente do horário em que ocorrer, ao perder o dispositivo, o usuário pode e deve entrar em contato com nossa central, que funciona 24h solicitando o bloqueio/cancelamento do dispositivo. O usuário master da Unidade também pode fazer este bloqueio/cancelamento diretamente através do aplicativo. 

8. Qual o protocolo para emergências médicas e incêndio, por exemplo? 

Em caso de emergências médicas ou de incêndio, fazemos os acionamentos dos órgãos responsáveis (SAMU, Bombeiros) e também comunicamos a gestão do condomínio. Fazemos o acompanhamento do caso até o encerramento. 

9. Como funcionará o sistema de pânico para pedestres e pelos veículos? 

Tanto o dispositivo de pedestre (tag e QR code), quanto veicular (controle remoto), possui alerta de pânico. Caso acionado, nosso operador fará os procedimentos de segurança de validação da veracidade da situação e caso confirmado, faz o acionamento das unidades policiais e gestão do condomínio, acompanhando todo o processo. 

Invasão ao condomínio 

1. Caso alguém entrar logo atrás do meu carro? 

Nosso sistema conta com sensores detectores de carona, onde caso alguém entre na sequência do seu acesso pela garagem, um alerta de carona não autorizada é gerado em nossa central, e assim damos início aos procedimentos de segurança. Além deste mecanismo, o morador também pode gerar alerta de pânico através do seu controle remoto. 

2. Se alguém arrombar o portão gera algum alerta? 

Sim, colocamos sensores de arrombamento tantos nos portões de garagem quanto de pedestre, avisando assim em nossa central. 

3. Em caso de eu estiver rendido dentro do carro? 

No caso de rendição, o morador pode gerar de maneira silenciosa alerta de pânico através do seu controle remoto. O portão abrirá normalmente, porém em nossa central chegará o alerta identificando qual usuário fez o acionamento. Após verificação, iniciaremos o protocolo de segurança. 

Infraestrutura do parceiro 

1. Como é o controle de acesso na própria base? 

Toda nossa central possui sistema de controle de acesso via tag e QR code, sendo permitido acesso somente de pessoas autorizadas ou portando dispositivos/QR Code/ 

2. As conversas entre morador e base são gravadas? 

As conversas entre condomínio e nossa central são armazenadas em nossos servidores por um período de 30 dias. 

3. Quantos condomínios a empresa atende no país? 

A Porter atende 700 condomínios no Brasil, sendo mais de 80 em Belo Horizonte. 

4. Como é o processo de recrutamento e seleção dos operadores? 

Temos RH e Psicóloga próprio garantindo assim rigoroso processo de triagem de perfil profissional no processo seletivo. Além disso nossos operadores passam por treinamento com prova de certificação (só estão aptos para o trabalho se obtiverem a nota mínima no teste). Fazemos ainda treinamentos mensais e semestrais de reciclagem em nossa Universidade Corporativa (EAD). 

5. A empresa conta com seguro de responsabilidade civil? 

Não, porém aconselhamos a gestão do condomínio verificar a possibilidade de incluir na própria apólice do seguro já existente coberturas adicionais. 

6. Quantos empreendimentos, geralmente, são atendidos por operador? 

A distribuição de atendimentos do nosso sistema é feita de maneira inteligente, sendo assim, todos os operadores atendem todos os condomínios, de maneira que a próxima chamada seja direcionada para o operador a mais tempo ocioso. O sistema de gestão de filas é que nos orienta quanto aos tempos de espera, e baseado nesses dados dimensionamos a equipe necessária em determinada faixa de horário. 

7. Caso o condomínio precise de um porteiro de madrugada, o mesmo é contratado da empresa ou é terceirizado? 

Caso tenha necessidade de um Porteiro noturno sob demanda, temos empresas parceiras que podem fornecer este profissional, porém o condomínio tem total autonomia caso opte por outra empresa que não as parceiras. Este custo fica a cargo do condomínio. No caso de ser uma demanda envolvendo nosso sistema, de nossa responsabilidade, enviamos nosso funcionário sem custo algum para o condomínio. 

8. Em quanto tempo esse colaborador deve chegar ao condomínio? 

No caso de demandas de nossa responsabilidade, prazo de 2h. 

9. A empresa também ficará responsável pela manutenção dos equipamentos do condomínio? 

Todos os equipamentos por nós instalados relacionados ao atendimento de Portaria Remota, são de nossa responsabilidade a manutenção. 

10. Em caso positivo, qual o plano de manutenção preventiva dos equipamentos? 

Realizamos manutenções preventivas a cada 90 dias 

11. A empresa tem conhecimento no setor de portaria remota ou é uma empresa de alarmes entrando no mercado? 

Somos a primeira empresa de Portaria Remota do Brasil, sendo especializados em gestão e controle de acesso de Portaria, com 8 anos de mercado.

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